别把你所谓的“讨论”变成车祸现场般的头脑风暴!

来源  |  木木老贼

作者  |  木木

开会!开会!又是开会!

现在很多公司都是两天一小会,三天一大会,甚至有的是一天就好几个会,没完没了,很多人都是不胜其烦。

天天开会,天天没结果!

这是现在很多会议的现状,简直就是磨死人的小妖精。

德鲁克在《卓有成效的管理者》里说:凡是会议过多,一定是管理出了问题,会议运营管理能体现了一家公司的管理水平。 

如果你也对各种没有效率的开会深恶痛绝,或者你作为一个管理者经常组织会议,再或者你想知道如何更高效的开好一个会议。 

今天我们来一起聊聊这个话题。 

现在的会议一般大致可以分为2种:一种是几个人头脑风暴,一种是团队讨论。 

有人会说,“讨论”和“头脑风暴”有啥区别,不就是一个意思吗?

不是一个意思,朋友们。

甚至可以说是完全不同,这可能是现在很多企业对于开会这件事最大的误区了。

这也是老贼为什么会写这篇文章。

1 激情四射的头脑风暴 

头脑风暴(Brainstorming)是由美国奥斯提出,它是一种激发集体智慧产生和提出创新设想的思维方法。 

在头脑风暴中,每一个人都被鼓励就某一具体问题及其解决办法,畅所欲言,提供己见,从而产生尽可能多的观点。

如果要简单总结一下为什么要进行头脑风暴的话,那就是:

● 创造尽可能多的点子;

● 重点突破与众不同的好点子;

● 提炼整合已经提出的点子;

● 最好能得出一个皆大欢喜的点子。

用一句话来概括就是:尽可能多的获得好点子!

我非常喜欢一句话:

The Best way to get a good idea is to get a lot of ideas——要收获好的点子,首先要获得很多点子。 

所以开头脑风暴的会议有一个核心点,就是不要就一个问题做过多的争论,不要突然打断别人的点子进行评论,不要让所有人都停下来思考具体问题。

头脑风暴就是要尽可能调动创意,让大脑激情四射起来。

我为什么这么说? 

再次强调一下,头脑风暴开始的意义就是尽可能多的收集创意,所以收集的时候尽量不要评判不要集中讨论,只有到头脑风暴会议结束时,才开始对观点进行评判。

会议中不断的评判不仅会干扰参与者畅所欲言,而且会激起更多的争论,消耗时间。 

争论多了,产出创意的时间自然少了,可能一个点子就花费了所有会议时间,所以先输出,之后到下一个阶段再对它们进行评判。

而下一个阶段就是“团队讨论”。 

2 结果导向的团队讨论 

首先问大家一个问题:

什么叫讨论? 

我专门去百科了一下:讨论,汉语词汇,指就某一问题交换意见或进行辩论。

我们发现团队讨论就是针对一个具体的问题,大家一起群策群力,共同思考,甚至争论,最终得出一个大多数人认可的结果。 

一句话就是,团队讨论更偏向于为了得到一个更好的解决方案。

比如公司要做公众号推广,部门负责人组织大伙一起讨论如何做推广,有的人说专注做内容输出、有的人说做互推、有的人说现在流行短视频、有的人说砸钱做广点通、有的人说做音频等等。

然后大家结合公司人员情况、资金情况、资源情况等等讨论分析之后,决定主做内容输出以及音频,并少量推广点通,目前无法去做短视频。 

最终,会议结果形成策略方案。

这就是团队讨论,这与头脑风暴不一样,它不是不断的发散思维激发创意,而是更偏向于结合实际情况、实际目标进行结果输出。 

但是,现在很多公司开会的最大问题是,正在把所谓的“团队讨论”变成车祸现场般的头脑风暴!

3 别把讨论变成头脑风暴的开始 

为什么会这么说? 

因为我看到听到很多公司会分不清“头脑风暴”和“团队讨论”,完全混为一谈,浪费所有人的时间与精力。 

比如本来是团队讨论一个主题A的,结果说着说着就风暴出主题B了,又说着说着又冒出主题C了,如果不加控制,还会不停延伸......

结果要么讨论来讨论去没有结果,要么草草定出一个结果,要么就是会议时间无限被延长(可能还是没结果),浪费大家时间。

我们先来总结一下吧:

头脑风暴是为了得到更多的点子,而团队讨论是为了得到更好的结果;

头脑风暴是不断产生各种idea,而团队讨论是要得出一个可实施的解决方案。 

从某种意义来说,这甚至就相互矛盾的两种形式。

讨论是针对某一具体问题进行解决方案输出,而头脑风暴是发散发散再发散,得到更多可能的good idea,它会衍生出多个问题。 

所以说,一旦把讨论变成头脑风暴,那就很可能变成车祸现场一般,一片混乱。

还会激起更多的争论,消耗大家的时间和精力。

我曾经看到过一个比较专业的团队,他们是这么做的,非常好:

他们每次讨论任何问题之前,都会先脑暴出所有可能的假设(头脑风暴); 

然后讨论如何能验证这些假设,再给每个人分工,各自去分析这些可能。之后再第二进行汇总讨论,得出原因之后再确定解决方案。(团队讨论) 

所以任何问题,他们通过两次高效的会议都能解决,这是我们需要学习的。头脑风暴就是头脑风暴,团队讨论就是团队讨论,分开进行。

4 更高效的开展会议  

老贼从不反对开会,但事实上,已经有大量事实证明,越来越多的会议确实是非常浪费时间。

会议肯定是应该开,但是一定要提高效率,否则对于公司来说是一种极大的消耗。

这里,老贼也结合自己的一些经验,说几点在开会中需要注意的几点思考,可能那些不怎么高效务实的会议,问题归根结底都在这里。

1)区分头脑风暴和团队讨论 

头脑风暴就是头脑风暴,团队讨论就是团队讨论,一定要分开进行,不然很容易就会浪费彼此的时间和精力。

这一点不用多说,上面已经说得很清楚了。

2)提前准备充分 

开会不要毫无征兆,突然就来一下,很多人还是丈二的和尚就被拉去开会,不明所以。

这是浪费大家的时间,也不能最大化利用到人的动能,严格来说是一种非常不负责任的会议行为,哪怕是会议最终能得出了一个不错的结论,也不提倡。 

建议会议前提前下发开会通知,明确参会人员、会议目的、会议时间时长、会议内容、会议流程等,让大家有充分的时间准备会议相关的资料和安排好现在相关工作。

避免在开会时没有准备,泛泛而谈,海阔天空。也不必要把大量时间花在主题解说上。 

3)控制时间

控制时间、控制时间、控制时间,重要的事情说三遍。

开会一定要控制时间,这可能是最大的感受,有时候就那么2个人在一直争论不休,结果十几个人都在那浪费时间。

这里不是说不能争论,只是这个在不在本次会议允许时间之内? 

设定时间,准时开始、准时结束,还要对每个人发言有大致的时间限制,一个主题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他主题。

比如为了给会议增加点压力以保持参会人员的注意力,Google的会议一般都会非常特色地在墙上都投影一个巨大的计时器,给特定的会议或者议题做倒计时………

这方法挺不错,大家也可以在网上下载这样的timer。

总之是这么说吧,长期没有时间限制只会降低会议效率,一次比一次的时间长,因为习惯已成。

这一点是我个人觉得非常关键的,很多会议就是喜欢拖,觉得总能拖出一个解决方案,但大多事与愿违。

4)千万不要独角戏

一般在会议上,参会人多但说的人少是非常常见的,因为大多人习惯了领导讲或专业的人讲,自己听着就行了,其实这反而失去了整个会议的意义。

特别是头脑风暴,我们要的就是点子,而不是“专业的点子”,可能一个不那么权威专业的人一句话,就让争得你死我活的人豁然开朗。 

所以,不管是讨论还是头脑风暴,最忌讳的就是变成少数几个人或老板的自HIGH秀。

我们一定要鼓励所有参与讨论的人发言,真正调动大家参与到会议中来,做到真正在乎所有参会人的想法。

5)不要随时做评判 

注意,这里说的不是“不要评判”,而是“不要随便评判”。

对于头脑风暴,上面说了,它的意义就是尽可能多的收集创意,收集的时候尽量不要评判,只有到头脑风暴会议结束时,才开始对观点进行评判。

而讨论的时候也一样,尽管说讨论肯定会有评判、争论、甚至争吵,但是一定要等对方把观点说完,不要随意打断。

首先,这是不礼貌的行为;其次,不断的打断会激起更多的争论,消耗时间,我们都需要等对方把话说完。

就说这么多了,最后分享一下三星这个大巨头的开会法则。 

三星集团是韩国第一大企业,包括众多的国际下属企业。而它的成功离不开强有力的中控平台,就是高效的“会议文化”体系: 

● 凡是会议,必有准备

● 凡是会议,必有主题

● 凡是会议,必有纪律

● 凡是会议,会前必有议程

● 凡是会议,必有结果

● 凡是开会,必有训练

● 凡是开会,必须守时

● 凡是开会,必有记录

● 凡是散会,必有事后追踪

三星开会的宗旨就是:

永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。

对于这些,我们都可以好好借鉴。

不管是头脑风暴,还是团队讨论,都应该追求效率。

有时候,会议这东西,真的能杀死职场人!

以上。

相关文章推荐:我的开会法则

向三星学会议管理

【关注更多宁哲网络资讯,微信搜索“宁哲网络”】

我的评论